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Alles neu – alles aus der Cloud: Vollständige Migration der Infrastruktur zu Managed Services für die WBV GmbH Coswig

Die WBV Wohnbau- und Verwaltungs-GmbH Coswig ist ein kommunales Wohnungsunternehmen und wurde im Jahr 1994 gegründet. Nordwestlich von Dresden an der Elbe gelegen, zählt Coswig zum Einzugsgebiet Dresdens und bietet zentralen und zugleich ländlichen Wohnraum nahe der sächsischen Landeshauptstadt. Der Geschäftsbereich des Unternehmens umfasst hauptsächlich die Vermietung von ca. 2.500 eigenen Wohn- und Gewerberäumen in Coswig. Als städtisches Unternehmen vermittelt die WBV bezahlbaren Wohnraum an Einwohner und Zugezogene, welche in dieser Stadt ein neues Zuhause suchen. Die Sicherstellung der Wohnungsversorgung für breite Schichten der Bevölkerung ist dabei oberstes Ziel des Unternehmens. Darüber hinaus prägen auch die Unterstützung der kommunalen Politik sowie Maßnahmen der städtebaulichen Entwicklung die Arbeit der WBV. Die Gesellschaft verfügt über eine zentral gelegene Servicestelle als Anlaufpunkt für bestmöglichen Service mit persönlicher Beratung. Weiterhin werden zahlreiche Servicenummern und Bereitschaftsdienste für Ausfälle und Störungen in den Wohnobjekten bereitgestellt. Die WBV verwaltet zahlreiche Kunden- und Objektdaten.

Die Herausforderung

Die WBV GmbH Coswig benötigte eine vollständige neue Infrastruktur. Eine eigene IT-Abteilung ist im Unternehmen nicht vorhanden. Daher wurde für die Neugestaltung der IT ein verlässlicher Partner gesucht, der ein umfassendes Konzept entwickelt und initialisiert. Die sichere Verwaltung und Speicherung von mehreren tausend Kundendaten musste dabei garantiert werden. Gerade als kommunales Unternehmen ist Datenschutz und der sichere Umgang mit Kunden-und Objektdaten wichtiger Bestandteil des Geschäfts der WBV Coswig. Neben der Konzeptentwicklung sollte auch die Wartung der neuen Infrastruktur von dem Dienstleister abgewickelt werden. Von einem ganzheitlichen It-Dienstleister sollte auch schnelle und unkomplizierte Hilfe im Tagesgeschäft geleistet werden. Auch bei kleineren Störungen oder Anwenderfehlern sollte ein zuverlässiger Ansprechpartner mit kurzen Reaktionszeiten bereitstehen. Ein halbes Jahr nach erfolgreicher Migration der IT sollte im nächsten Projektschritt auch die Telefonie der WBV modernisiert werden. Eine zeitgemäße Telefonanlage, die intelligente Verknüpfung von Telefonie und IT sowie das Konzept des zentralen Dienstleisters für alle IT-Belange, sollte weitergeführt werden.

Der Lösungsansatz

Die Wohnungsgesellschaft entschied sich zunächst für eine Zusammenarbeit mit der Telekom Deutschland, um Leitungsgeschäft, Telefonie und IT mit einem bekannten und renommierten Partner umsetzen zu können. Als langjähriger Telekompartner und Subunternehmer übernahm die Medialine AG in diesem Zuge die Planung und operative Umsetzung des Projekts. Zur Umsetzung der Kundenanforderung stellten sich zunächst zwei Möglichkeiten dar: Der Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur oder die komplette Migration in die Cloud. Dabei spielten vor allem Sicherheitsaspekte und Administration der Infrastruktur eine zentrale Rolle. Nach eingehender Analyse und enger Absprache mit dem Kunden zeigte sich die vollständige Migration aller Anwendungen und Maschinen in die „CompanyCloud“ der Medialine AG als sinnvollste Lösung. Hohe initiale Kosten und hoher Administrationsaufwand vor Ort ließen den Aufbau eigener Infrastruktur ungeeignet erscheinen. Zum Projektstart wurde eine umfassende Dokumentation der vorhandenen Strukturen erstellt und Kundenbedürfnisse eingehend besprochen. Für eine ganzheitliche Lösung wurden in diesem Zuge auch bestehende Office-und Security-Softwarelizenzen im Unternehmen geprüft und in ein zentrales Lizenzmanagement aus der Cloud überführt. Neben den gängigen Office-Programmen musste die Kompatibilität und Funktionalität einer speziellen Branchensoftware zur Immobilienverwaltung garantiert werden. Durch einen systemübergreifenden Wartungsvertrag wurde optimale Betreuung gewährleistet und eine eigene IT-Abteilung für den Kunden verzichtbar gemacht. Ein halbes Jahr nach erfolgreicher Migration der IT wurde im Oktober 2016 auch die Telefonie der WBV in die Cloud verlagert. Mit der Integration von IP-Telefonie in die neue IT-Struktur wurde die Zusammenarbeit der WBV GmbH Coswig mit Medialine und Telekom erweitert.

Das Ergebnis

Die Projektverantwortlichen der Medialine AG konzipierten eine genau auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmte Cloud-lösung: Zuverlässig, sicher und ganzheitlich betreut. Dazu wurde eine IT-Infrastruktur im gemeinsamen Rechenzentrum von Telekom und Medialine AG aufgebaut. So konnte gewährleistet werden, dass alle Daten ausschließlich aus einem deutschen Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsstandards und umfassender Zertifizierung gespeichert und verarbeitet werden. „Unsere technischen Ansprechpartner, Herr Lutz und Herr Strehl, sind sehr kompetent und hilfsbereit – egal ob Wartung des Gesamtsystems oder nur ein kleiner Anwenderfehler: wir bekommen hier immer die zuverlässige und unkomplizierte Unterstützung, die wir brauchen.“ (Pia Engel, Geschäftsführerin bei der WBV GmbH Coswig) Nach Planung und Aufsetzen der virtuellen Maschinen wurden die vorhandenen Daten in das System übernommen. Mit der hochverfügbaren „CompanyCloud“, die ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet wird, kann der WBV höchste Sicherheit gewährleistet werden. Dell Server und Wyse Clients sorgen außerdem für hochperformante Leistung. Mit der Einrichtung von Sophos Firewall wird das WBV Netzwerk und der gesamte Datenverkehr des Unternehmens effektiv vor Schadsoftware und unerwünschten Zugriffen geschützt. Im nächsten Schritt folgten Installation und Implementierung der Drittanbieter-Software zur Immobilienverwaltung. Zur Einrichtung einer sicheren und hochverfügbaren Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter wurde ein Remote Desktop-Protokoll (RDP) aufgesetzt und arbeitsfähig gemacht. Neue Internetleitungen wurden von der Medialine AG geplant sowie vorbereitet und von der Telekom Deutschland umgesetzt. Gemeinsam wurde die neue Telefonanlage in das IT Konzept integriert und IP-Telefonie zum neuen Standard im Unternehmen. 

Über den abgeschlossenen Wartungsvertrag kann dem Kunden außerdem die dauerhafte Pflege und Betreuung seiner Systeme und Anwendungen garantiert werden. Durch die Zuteilung fester technischer und vertrieblicher Ansprechpartner kann eine unkomplizierte und direkte Zusammenarbeit zwischen WBV Coswig, Medialine AG und Telekom Deutschland erfolgen. 

Weitere Informationen zur Success Story

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